Agilität, Transparenz und Toleranz in der BIM-Projektorganisation

Die Begriffe Agilität und Transparenz habe ich schon häufiger in meinen Beiträgen benutzt. Nun füge ich den Begriff Toleranz hinzu. Welche Bewandtnis hat es mit der Toleranz in Zusammenhang mit der BIM-Projektorganisation?

Wikipedia erklärt den Begriff Toleranz wie folgt:

Toleranz, auch Duldsamkeit, ist allgemein ein gelten lassen und gewähren lassen anderer oder fremder Überzeugungen, Handlungsweisen und Sitten. Umgangssprachlich ist damit heute häufig auch die Anerkennung einer Gleichberechtigung gemeint, die jedoch über den eigentlichen Begriff („Duldung“) hinausgeht.

Das zugrundeliegende Verb tolerieren wurde im 16. Jahrhundert aus dem lateinischen tolerare („erdulden“, „ertragen“) entlehnt. Das Adjektiv tolerant in der Bedeutung „duldsam, nachsichtig, großzügig, weitherzig“ ist seit dem 18. Jahrhundert, der Zeit der Aufklärung, belegt, ebenso die Gegenbildung intolerant, als „unduldsam, keine andere Meinung oder Weltanschauung gelten lassend als die eigene“.

Der Gegenbegriff zu Toleranz ist die Intoleranz, in der Bedeutung „Unduldsamkeit“ im 18. Jahrhundert aus dem französischen intolérance entlehnt. Als Steigerung der Toleranz gilt die Akzeptanz, die gutheißende, zustimmende Haltung gegenüber einer anderen Person oder ihrem Verhalten.

BIM und die Digitalisierung

BIM ist die Digitalisierung der Bauindustrie. Es geht nicht nur darum, die zukünftige Realität eines Gebäudes und die zukünftigen Einflüsse der Realität auf ein Gebäude in der Entwicklungs- und Planungsphase dreidimensional als Modell abzubilden, sondern das Gebäude über alle fünf BIM-Phasen digital zu begleiten und alle Informationen über alle Bauteile des Modells von der Produktion, über den Einbau, eine mögliche Wartung bis hin zum Ausbau, zur Wiederverwertung oder Entsorgung zu erfassen und zu nutzen. Eine gigantische aber letztendlich machbare Aufgabe, wenn wir uns nicht nur um das BIM-Modell und dessen Daten, sondern auch die Menschen unterstützen, die diese Aufgabe bewältigen sollen.

Unsere bisherigen Methoden zur Organisation dieser Aufgabe stoßen an ihre Grenzen oder sind es in vielen Fällen schon. In anderen industriellen Bereichen haben sich agile und transparente Methoden in der Projektorganisation bereits seit langem bewährt. Die Methodik Kanban gibt es seit 1947 und die Abwandlung Lean Construction für die Bauindustrie seit 1990. Trotzdem werden immer noch Bauprojekte nach der Methode des kritischen Pfades (CPM) umgesetzt. Lean Construction als Methodik hat sich aber nicht als ausreichend für die Organisation der Bauausführung erwiesen. Deshalb wurde im Jahr 2000 der Last Planner als Hilfsmittel zur praktischen Umsetzung der Lean Construction Methode entwickelt. Zumindest im deutschsprachigen Raum kommt dieses fantastische Hilfsmittel bisher nur zaghaft zum Einsatz.

Der Last Planner macht die Teamorganisation auf der Baustelle transparenter und kooperativer. Mit dem Einsatz des Last Planners wird nachweislich die Produktivität der Arbeit auf den Baustellen gesteigert. Eine der Komponenten ist die kollaborative Planung zu Beginn eines jeden Projektes. Diese kollaborative Komponente wird bisher in vielen Fällen nur halbherzig eingesetzt, weil sie ein komplettes Change im Management von Projekten voraussetzt. Nach wie vor denken die meisten Projektmanager die Abläufe auf den Baustellen komplett vor und stellen die von Ihnen gewünschte Umsetzung auf der ersten Projektbesprechung zur Diskussion. Daraus ergibt sich, dass viele Projekte immer noch mit einer Mischung aus CPM und Last Planner organisiert werden. Je konsequenter der Last Planner eingesetzt wird, desto produktiver wird das Projekt und desto mehr steht das Team im Vordergrund und nicht mehr der Projektmanager.

Wie sieht der Einsatz des Last Planner in der Entwicklungs- und Planungsphase aus? Gerade in der Entwicklungs- und Planungsphase eines Gebäudes geht es sehr agil zu. Aktuell wird dieses fantastische Hilfsmittel zur Teamorganisation dort nicht genutzt. Die Gründe dafür sind vielfältig. In den nächsten Absätzen werde ich auf das „Warum nicht“ indirekt eingehen.

Chancen (Gewinner)

Die Bauherren wissen aufgrund der detaillierten dreidimensionalen Planung schon frühzeitig, wie viel die Erstellung des Gebäudes kosten wird. Das Gebäude profitiert ebenfalls davon, weil die Zahl der Baumängel aufgrund einer fehlerhaften Planung reduziert werden. Es gibt real existierende Gebäude, bei denen aufgrund von schlechten Planungen permanente Reparaturen notwendig sind. Diese Langzeitreparaturen können im jährlichen Instandhaltungszyklus durch die Facility Manager fest eingeplant werden können. Der Einsatz von BIM macht also auch die Bauunterhaltung einfacher und die Folgekosten des Gebäudes kalkulierbarer.

Risiken (Verlierer)

Wer kennt sie nicht, die ewig Gestrigen, die alle Neuerungen von vornherein ablehnen. Da gibt es ebenfalls Einzelgänger, die ihr Wissen lieber für sich behalten. Oder nehmen wir die absoluten Nachtragsspezialisten, die bei der Abgabe des Angebotes bereits wissen, dass die angefragten Leistungen nicht ausreichend sind.

Ursprüngliche Anwendungsform agiler und transparenter Methoden

Einige von Ihnen kennen die bunten Papierzettel an der Wand. Sie treffen sich regelmäßig zu Besprechungen im Besprechungsraum. Im Idealfall schreibt jeder seine Aufgaben auf einen Zettel und im gemeinsamen Gespräch, werden dann die Aufgaben in die richtige Reihenfolge gebracht. Sie treffen sich dann regelmäßig im Besprechungsraum und vereinbaren dann die Ausführung Ihrer Aufgaben in der nächsten Woche oder bis zur nächsten Besprechung. In der nächsten Besprechung machen Sie eine Rückschau auf die ausgeführten Aufgaben und geben dann Ihr Commitment für die zukünftigen Aufgaben ab.

Die Diskussion kann schon agil sein, aber die Betrachtung der erledigten Aufgaben erfolgt über ein bis zwei Wochen rückwärts. Die Information und die notwendigen Reaktionen auf die Informationen sind nicht wirklich agil. Es fehlt allen Beteiligten ein Informations- und Handlungsupdate in Echtzeit.

Wenn sich die Teams an den Last Planner gewöhnt haben, wird die Diskussion im Besprechungsraum transparenter und offener. Nach jeder Besprechung fotografiert der Projektleiter die Wand mit den geklebten Notizzetteln im Besprechungsraum und notiert sich weitere Informationen in einer Excel-Tabelle. In der nachfolgenden Besprechung präsentiert er dann diverse Charts auf der Basis seiner Exceltabellen. Diese übliche Vorgehensweise ist nur bedingt transparent. Keiner wird sich die Zeit nehmen, die Charts detailliert zu betrachten und sich diese erklären zu lassen. Jedes Teammitglied konzentriert sich bereits auf seine Commitments der nächsten Woche.

Die gesamte Vorgehensweise bezeichnen wir trotzdem insgesamt als kooperativ und kollaborativ.

Chancen (Gewinner)

Der Projektmanager hat nach wie vor die alleinige Oberhoheit im Projekt. So soll es auch sein. Er ist nach wie vor kein gleichwertiges Teammitglied. Er steht außen vor. Im Projekt übernimmt der Projektleiter ebenfalls Aufgaben, die er dann aber möglichst nicht auf einen Notizzettel schreibt oder nur, wenn es sich nicht umgehen lässt. Seine Rolle ist mehr die eines Moderators. Das Bauprojekt beziehungsweise die Baustelle wird produktiver.

Risiken (Verlierer)

Wer kennt sie nicht, die Dampfplauderer und Rausredner. Der Last Planner gibt dieser Gruppe von Menschen keine Chance mehr, sich als perfekte Redner in Besprechungen darzustellen. Die Fakten stehen im Vordergrund und sprechen für sich.

Der größte Verlierer ist aber die digitale Durchgängigkeit in BIM-Projekten. Nach dem Abschluss der BIM-Planungsphase existieren alle Daten grafisch und alphanumerisch im LOD/LOI 400. Alle Ausschreibungen, Vergaben und Aufträge werden komplett in einer AVA-Datenbank vorgehalten. Und in der ersten Besprechung auf der Baustelle schreibt jeder seine Aufgaben auf Notizzettel und klebt diese an die Wand des Besprechungsraumes… Weitere Kommentare dazu möchten ich Ihnen und mir an dieser Stelle ersparen. Nur eines: Während und am Ende der Bauphase müssen dann alle Informationen wieder digitalisiert werden, damit eine digitale Übergabe auf der Basis LOD/LOI 500 erfolgen kann.

Digitale Anwendungsform agiler und transparenter Methoden

Wir sprechen an dieser Stelle nicht über die Methodik Lean Construction, sondern nur über das Hilfsmittel Last Planner. Digitale Ansätze von Lean Construction gibt es bereits einige und es werden immer noch wieder neue erfunden. Ein digitales Lean Construction ist nicht ausreichend. Mit den vielen Programmen, die dann doch ausschließlich wieder über Listen und Balkendiagramme arbeiten, ist es nicht getan. Wir bewegen uns dann immer noch zu sehr auf dem CPM-Level, den wir eigentlich nicht mehr haben wollen.

Die digitale Variante eines Last Planner sollte das Hilfsmittel Last Planner komplett unterstützen und die Teams eine agile und transparente Zusammenarbeit in Echtzeit möglich machen. Die persönlichen Besprechungen in einem Besprechungsraum müssen digital unterstützt werden aber eine Software muss auch virtuelle Besprechungen unterstützen. Manche Dinge im Ablauf eines Projektes müssen manchmal zeitnah mit dem Team entschieden werden und nicht erst am Ende einer Woche.

Ein digitaler Last Planner wird mit Sicherheit auch in der Entwicklungs- und Planungsphase von den Teams liebend gern genutzt werden. Teammitglieder in BIM-Projekten arbeiten sowieso komplett digital. Warum sollten sie zur Organisation ihrer Aufgaben auf eine nicht digitale Arbeitsweise zurückgreifen?

Chancen (Gewinner)

Der BIM-Manager ist heute noch gezwungen auf die Hilfsmittel Excel, E-Mail und den Outlook-Kalender zurückzugreifen. Der BIM-Manager (Projektmanager) ist der größte Gewinner eines digitalen Last Planner. Er könnte damit die BIM-Teams in allen Phasen agil und transparent organisieren. Die aufwendige Besprechungsdokumentation kann entfallen. Eine Software macht das automatisch einschließlich der einer lückenlosen Historie. Alle notwendigen Charts werden automatisch in Echtzeit erzeugt und so permanent aktualisiert. Jedes Teammitglied kann sich die Charts jederzeit ansehen. Die permanent notwendigen rückwärtsgewandten Besprechungseinheiten können auf ein notwendiges Minimum reduziert werden. In der Besprechung steht dann mehr Zeit für die Umsetzung wichtiger Erkenntnisse in der Zukunft zur Verfügung.

Risiken (Verlierer)

Die Berater und Trainer, die Ihre Kunden in einer möglichst langen Abhängigkeit behalten möchten, geraten ein wenig ins Hintertreffen. Viele unterstützen die Projektleiter und nehmen ihnen die aufwendigen Besprechungsdokumentationen ab. Die BIM-Berater haben es einfacher. Zu ihrem Portfolio gehört Software schon lange dazu. Neutralität ist gut, hat aber auch seine Grenzen. Wer sich von den Lean Construction Beratern auf Dauer nicht digital positionieren möchte, gerät nach und nach ins Hintertreffen. Irgendwann ist es soweit, dass jeder Kunde das Kleben von Zetteln beherrscht und den sinnvolleren digitalen Weg beschreiten möchte.

Toleranz

In der bisherigen Form der Projektorganisation in der Bauindustrie, sind es Projektmanager gewohnt, in ihrer herausgehobenen Position jederzeit das Projekt nach ihrer Auffassung zu organisieren. Ihrem Befehl ist Folge zu leisten, egal ob die Produktivität darunter leidet oder nicht.

Der Einsatz eines digitalen Last Planner macht komplett alle Aktivitäten in allen Phasen eines BIM-Projektes jederzeit transparent. Dazu gehören ebenfalls die Aktivitäten des Projektmanagers oder BIM-Managers. Aus einem bisher ausschließlich Befehle erteilenden Menschen wird ein Moderator und in Anlehnung an unsere Ballsportarten eine Art Spielertrainer. Wenn sich ein Unbeteiligter ein digitales Projektboard ansieht, wird er nicht sofort erkennen, wer der Projektmanager ist. Auch der Projektmanager meldet sich mit seinem Namen im Projekt an und hat dort auch seine Aufgaben. Die Hierarchiestufen sind optisch nicht mehr erkennbar. Jeder hat Aufgaben und verspricht den anderen im Team, diese Aufgaben pünktlich zu erledigen. Alle arbeiten in Echtzeit und es gibt keine Chance mehr, die Charts nachträglich zu korrigieren.

Toleranz und gegenseitiger Respekt nehmen einen viel größeren Raum in der Projektorganisation als in der Vergangenheit ein. Trotz der vermeintlichen Gleichmacherei muss allen Team-Mitgliedern bewusst sein, dass die Verantwortung für das Projekt nach wir vor beim Projektmanager oder BIM-Manager liegt. Wenn alle Team-Mitglieder aktiv mitmachen und freiwillig tolerant und respektvoll miteinander umgehen, wird jedes BIM-Projekt noch produktiver umgesetzt werden als bisher. Keiner muss sich dann mehr Gedanken über ein Change im Management machen. Das Change im Management hat dann bereits stattgefunden und ist gelebter Projektalltag.

Nachwort

Liebe Leserinnen und Leser,

in meinem Artikel beschreibe ich, wie wir zukünftig in BIM-Projekten agiler, transparenter und toleranter zusammenarbeiten können. Ich bin mir aber bewusst, dass es bis dahin ein sehr weiter Weg ist. Aber wenn ich nicht über diesen idealen Zustand beschreibe, werden wir ihn nie erreichen.

Niemand ist unfehlbar. Jeder, der arbeitet, macht Fehler und wer viel arbeitet, hat leider auch die Gelegenheit viele Fehler zu machen. Wer nicht arbeitet, macht auch keine Fehler. Er versteht es oft, in Projekten sich selbst sehr positiv darzustellen, obwohl er eigentlich nichts leistet. Wenn wir in einem Projekt agil und transparent zusammenarbeiten, fällt es viel schneller auf.

Treffen die Aussagen des letzten Absatzes auf Personen in den Führungsebenen der Unternehmen zu, dann wird die Einführung und Nutzung einer digitalen, agilen und transparenten Software nie stattfinden. Es gehört schon eine gehörige Portion Mut, Selbstbewusstsein und Toleranz dazu, über den eigenen Schatten zu springen und Veränderungen in den organisatorischen Prozessen zu initiieren, wenn man von sich selbst weiß, dass man das eigentlich nicht will. Zum Wohle der Steigerung der Produktivität Ihrer Projekte sollten Sie eventuell in Kauf nehmen, dass Ihre Teams erkennen, dass auch Sie als Projektmanager nicht unfehlbar sind.

Ich wünsche Ihnen den Mut und das Durchhaltevermögen, die notwendigen Veränderungen in Ihren Unternehmen anzugehen.

Mit freundlichen Grüßen

Ulf-Günter Krause

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