Aufgabensequenzen in einem Projekt: Unterschiede einer manuellen und digitalen Arbeitsweise

Anwender vom Last Planner© (Projektleiter, BIM-Manager, …), die von einer manuellen Arbeitsweise auf eine digitale Arbeitsweise umstellen wollen, stellen mir regelmäßig die Frage: „Was passiert, wenn die kontinuierliche Abarbeitung der Aufgaben unterbrochen wird?“ Diese Frage impliziert das eigentliche Problem, das in der Handhabung der manuellen Arbeitsweise steckt. Um diese Frage sachlich zu beatworten, müssen wir erst einmal Ausgangslage der beiden Arbeitsweisen kennenlernen.

Definition Aufgabensequenz in einem Projekt
In einer kollaborativen Besprechung wird die Abarbeitung der Aufgaben über einen Zeitraum von bis zu drei Monaten gemeinsam festgelegt. In der Regel werden die drei Monate in überschaubare Abschnitte eingeteilt. Die überschaubaren Abschnitte bezeichne ich als Aufgabensequenz. Im nachfolgenden Bild sehen sie ein mögliches beliebiges Beispiel einer digitalen Aufgabensequenz. (Auf ein Bildbeispiel einer manuellen Aufgabensequenz habe ich verzichtet.)

Beschreibung der manuellen Arbeitsweise
Sie treffen sich im Besprechungsraum und jeder bekommt vom Projektleiter Notizzettel jeweils in einer Farbe zugewiesen. Sie beschriften Ihre Zettel in Kurzform. Sie teilen die drei Monate in überschaubare Sequenzen auf. Die Sequenz erhält einen Meilenstein mit einer Bezeichnung. Danach stellen Sie sich gemeinsam an eine Wand und diskutieren, in welcher Reihenfolge die Arbeiten in einer Aufgabensequenz ausgeführt werden. Während der Diskussion kleben Sie dann die Zettel an die Wand und hängen die Zettel solange um, bis alle mit der Reihenfolge einverstanden sind. Danach suchen Sie sich einen freien Platz an der Wand und nehmen sich die nächste Aufgabensequenz vor. Wenn Sie alle Aufgabensequenzen durchgesprochen haben, müssen Sie jetzt die Zettel auf einen Kalender an der Wand umhängen. Vorher sollten Sie die Aufgabensequenzen fotografieren. Das Umhängen der Zettel könnte zu Fehlern in der Reihenfolge führen. Beim Umhängen der Zettel bringen Sie dann alle Aufgabensequenzen in die richtige Reihenfolge. Beachten Sie dabei bitte Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben der verschiedenen Sequenzen. Diese Vorgehensweise kostet viel Zeit. Viele wollen dann lieber gleich die Aufgabensequenzen direkt auf dem Kalenderblatt anbringen. Der Kalender lenkt aber von der primären Aufgabe, die Aufgaben grundsätzlich in der richtigen Reihenfolge anzubringen, ab. Wenn alle Aufgabensequenzen platziert sind, dann muss das Ergebnis fotografiert werden und der Projektleiter überträgt alle Aufgaben einschließlich der voraussichtlichen Zeiten in eine digitale Tabelle. In der Regel wird dann Microsoft Excel genutzt. Während der Besprechung machen sich alle Teammitglieder Notizen zu ihren Aufgaben. Am Ende hoffen alle, dass ihre Notizen sich mit den Informationen decken, die der Projektleiter in seiner Tabelle festgehalten hat. Sinnvollerweise wird nach der Besprechung durch den Projektleiter ein Protokoll versandt mit der Bitte um Durchsicht und Korrektur.

Beschreibung der digitalen Arbeitsweise
Sie treffen sich mit Ihren Laptops im Besprechungsraum. Der Projektleiter nutzt einen Laptop mit Beamer oder Großbildschirm oder noch besser einen großen Touchscreen. Die digitalen Aufgabenzettel (Cards) sind bereits vom Projektleiter als Templates vorbereitet. Jedes Team-Mitglied kann nur die Cards mit seiner zugewiesenen Farbe bearbeiten. Dann werden die drei Monate gemeinsam in sinnvolle Aufgabensequenzen unterteilt und die Meilensteine angelegt. Nun werden die Cards in Kurzform beschriftet und in kollaborativen Voransicht des Meilensteins grafisch solange hin und hergeschoben, bis die Aufgabensequenz steht. Dieses Szenario wird dann gespeichert. Der Projektleiter gibt dann jedem Teilnehmer die Chance, seine Cards mit zusätzlich Informationen zu versorgen. Alle Meilensteine mit allen Aufgabensequenzen befinden sich automatisch in einem Projektstrukturplan in der Kalenderansicht. Dort können die Meilensteine so verschoben werden, dass die voraussichtliche Abarbeitung für die nächsten drei Monate stimmig ist. Es müssen keine einzelnen Cards bewegt werden. Es entstehen keine Übertragungsfehler.

Was passiert, wenn die kontinuierliche Abarbeitung der Aufgaben unterbrochen wird?
Ändert sich dadurch die grundsätzlich sinnvolle Anordnung der Aufgabensequenzen?

Bei der manuellen Arbeitsweise wird es aufwendig. Eine Unterbrechung der Abarbeitung hat zwei Auswirkungen. Kurzfristig müssen Sie sehen, ob es möglich ist, die laufende Aufgabensequenz neu aufzuteilen und den Ablauf zu komprimieren. Wenn das nicht machbar ist, müssen alle nachfolgenden Aufgabensequenzen weiter in die Zukunft verschoben werden. Sie müssen dann darauf achten, dass während des Umhängens der Zettel die abgesprochene Reihenfolge erhalten bleibt. Nur wegen der Verschiebung ändert sich erst einmal nichts an der sinnvollen Anordnung in der jeweiligen Aufgabensequenz und an der Anordnung der Aufgabensequenzen untereinander. Zusätzlich sind die Aufgabensequenzen als Einheit nicht zu erkennen. Der gesamte Vorgang erfordert hohe Konzentration von den Beteiligten. Auch müssen alle Beteiligten Ihre Termine im Blick behalten. Aufgrund des hohen Aufwands steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der erste Verschiebegang schon hinsichtlich der Termine eine gewisse Konkretisierung bedeutet. Im nachfolgenden Bild sehen Sie ein Beispiel von mehreren Aufgabensequenzen eines Projektes. Jeder blaue Balken entspricht einer Aufgabensequenz.

Bei der digitalen Arbeitsweise erledigen Sie die Verschiebung einer kompletten Aufgabensequenz mit einem Mausklick auf den Meilenstein. Selbst ein mehrfaches Verschieben ist nicht aufwendig. Ihre volle Konzentration liegt in der Neuanordnung aller Aufgabensequenzen und nicht auf einer einzelnen Card. Keiner muss sich Notizen machen, denn die ursprünglichen Termine sind als Notiz im Meilenstein für jeden sichtbar vermerkt. In der Besprechung kommen Sie schnell auf das eigentliche aktuelle Problem zu sprechen und können sich darauf konzentrieren, eventuell die nachfolgende Aufgabensequenz zu komprimieren. Probleme in der Abarbeitung von Aufgabensequenzen können immer auftreten. Mit einer digitalen Arbeitsweise agieren Sie schneller und agiler.

Wenn Sie auch gern mit digitalen Aufgabensequenzen arbeiten wollen, dann können Sie mich gern ansprechen.

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