Erfüllen Sie Ihre Commitments?

Es geht mir nicht darum, die Frage mit einem einfachen „Ja“ oder „Nein“ zu beantworten. Es geht mir darum, welche Auswirkungen Commitments in Projekten beziehungsweise in der Zusammenarbeit mit Teams haben.

Was ist ein Commitment?
Ein Commitment ist eine Verpflichtung, eine Verpflichtungserklärung und eine Selbstverpflichtung, eine Aufgabe an einem bestimmten Tag oder in einem bestimmten Zeitraum erfolgreich zu erledigen.

Läuft so bei Ihnen eine Projektbesprechung ab?
In einer großen Runde wird ein Projekt besprochen und einzelne Aufgaben vergeben. Das Projekt soll an einem bestimmten Tag fertig werden. Der Projektleiter macht die Ansage, wann er von jedem einzelnen Team-Mitglied die Ergebnisse benötigt. Weil kein Widerspruch kommt, geht der Projektleiter davon aus, dass alles, so wie er es angesagt hat, auch erledigt wird. Die Aufgaben sind verteilt und der Projektleiter setzt den nächsten Besprechungstermin fest. Die Besprechung ist beendet. Jeder hat sich seine Notizen gemacht und der eine oder andere flucht still und leise, weil er jetzt schon weiß, warum dieses Projekt schon wieder nicht funktionieren wird. Bei der nächsten Besprechung sollten schon die ersten Ergebnisse vorliegen. Es werden Details diskutiert und oft wird über den Status Quo der Aufgaben nicht konsequent eine Aussage getroffen. Vor dem versammelten Team eine Andeutung zu machen, dass die Lösung der Aufgabe schwierig ist und mehr Zeit in Anspruch nimmt, ist nicht jedermanns Sache. Es ist ja noch Zeit für die Erledigung ……. Jeder von Ihnen kann sich vorstellen, wie sich das Projekt weiterentwickeln wird.

Wie kann es besser laufen?
Der Knackpunkt sind die Commitments. Es macht einen Unterschied, ob der Projektleiter eine Ansage macht, wann und in welchem Zeitraum eine Aufgabe erledigt werden soll oder ob das Teammitglied ein Commitment abgibt, eine Aufgabe in einem bestimmtem Zeitraum zu erledigen. Dazu gehört auch, dass die Aufgabe eindeutig ist und verstanden wird. Erst dann kann ich ein Commitment abgeben. So würde ich als Projektleiter vor der Besprechung die Aufgaben an die einzelnen Team-Mitglieder verteilen. Jeder kann sich dann vor der ersten Besprechung Gedanken über seine Aufgabe machen und bei Bedarf Rückfragen stellen. Auf der ersten Besprechung stellt der Projektleiter seinen Zeitplan vor und die Teammitglieder diskutieren darüber, ob die Reihenfolge und die angesetzte Dauer stimmig sind. Am Ende der Besprechung steht der Zeitplan und bis zur Folgebesprechung kann sich jeder Gedanken über seine Aufgabe im Kontext zu den anderen Aufgaben machen. An einem Freitag ist die nächste Besprechung. In der Woche darauf startet das Projekt. Jedes Teammitglied gibt auf der Besprechung seine Commitments für seine Aufgaben ab. Jeder hat vorher dem Projektleiter bestätigt, dass er seine Vorbereitungen für eine reibungslose Erledigung seiner Aufgabe getroffen hat. Das Projekt kann beginnen und jeder hat ein gutes Gefühl.

Auf welche Projekte kann ich diese Vorgehensweise anwenden?
Im Grunde können Sie in jedem Projekt, in denen Teams zusammenarbeiten, so vorgehen. Ich erwähne bewusst keine spezielle Branche. Eine transparente, kollaborative und kooperative Vorgehensweise schadet in keinem Projekt.

Welche Voraussetzungen muss ich beziehungsweise mein Team erfüllen?
Die wohl wichtigste Voraussetzung ist, dass Sie die Bereitschaft haben, Ihre bisherige Vorgehensweise in der Gestaltung von Projekten zu ändern. Sie müssen weg vom passiven „Du musst die Aufgabe erledigen.“ hin zum aktiven „Ich sage meinem Team die Erledigung einer Aufgabe zu.“ kommen. In dieser Umkehrung liegt der Schlüssel zum Erfolg. Diese wichtigste Voraussetzung wird gleichzeitig für Sie die größte Herausforderung. Transparenz, Kollaborativität und Kooperativität machen jedes Team-Mitglied und den Projektleiter verletzlicher und angreifbarer. Gleichzeitig geht es aber auch darum, nicht ständig den anderen zu demonstrieren, dass Sie der Beste sind oder auch nur am besten reden können, sondern alle Beteiligten gleichwertig mit einzubinden, sachlich zu bleiben und so ein Projekt gemeinsam erfolgreich umzusetzen. Überall wo Menschen arbeiten, werden Fehler gemacht. Wenn Fehler schnell erkannt werden, kann man die Fehler auch schnell korrigieren. Sehen Sie es positiv. An den Fehlern können alle lernen. Das trägt dann auch zur Vermeidung von Fehlern bei. Unwissenheit ist nicht strafbar. Aber Unwissenheit permanent zu vertuschen oder zu überspielen trägt nicht zur Produktivität bei.
Eine weitere Voraussetzung ist das Umdenken im Management. Das Management, die Projektleiter und die Teammitglieder benötigen zusätzlich methodisches Basiswissen in Kanban, Lean Construction und Last Planner. Dieses methodische Wissen sollte über externe Trainer eingekauft werden. Der Consulting Markt ist heiß umkämpft und nicht jeder Trainer passt zu jedem Unternehmen.

Wie kann ich das Change Management aktiv unterstützen und neue Methoden schneller einführen?
Neben dem Aufbau eines methodischen Basiswissen empfehle ich Ihnen den Einsatz einer Software, mit der Sie die Einführung aktiv gestalten und unterstützen können. Die Auswahl auf dem Markt ist nicht groß. Die meisten Produkte verfügen nur über eine einfache Kanban Technologie und vielleicht noch über ein Balkendiagramm. Ansonsten arbeiten Sie zusätzlich wieder mit den unübersichtlichen Explorer-Strukturen. Bekannte Produkte basieren auf alten Technologien oder auf der Weiterentwicklung von alten Produkten. Sie wollen ein Change im Management. Sie dürfen dann auch ein Change in der Entwicklung von Softwareprodukten erwarten.
Mit der Kombination Software und Trainer wird es momentan ebenfalls schwierig. Für den allerersten Einstieg und für das Verständnis ist das Kleben von Notizzettel an der Wand in Ordnung. Aber sobald Sie das erste Projekt beginnen, sollten Sie es komplett digital umsetzen. Sonst nutzen Sie doch wieder am Ende die gewohnten Hilfsmittel wie Excel-Tabellen oder grafische Malprogramme. Ein modernes Change Management muss mit einer digitalen Unterstützung umgesetzt werden. Sonst wird es nichts mit der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen.

Wie sieht dann eine moderne digitale Lösung aus?
Momentan gibt es nur eine wirklich gute Lösung mit einer digitalen Umsetzung. Bei Interesse dürfen Sie sich gern an mich wenden.

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