Agiles digitales Projektmanagement mit Mangel-, Qualitäts- und Issue-Management

Ich habe bereits einige Artikel zum Thema agiles Projektmanagement veröffentlicht. In meinem heutigen Artikel setze ich mich mit dem Prozess insgesamt auseinander. Mein Augenmerk liegt nicht nur auf dem eigentlichen Prozess der Projektabwicklung, sondern auf der digitalen Integration anderer Managementbereiche.

Bevor ich auf die Gesamtheit des Prozesses eingehe, beschreibe ich die von mir hinzugefügten Management Komponenten. Für jede Form des Managements gibt es spezielle Softwareprodukte. In der Regel fehlt meist die direkte Verbindung zu einem Projektmanagement. Sollte eine Verbindung existieren, dann handelt es sich nicht um ein agiles Projektmanagement.

Mangelmanagement
Eine Aufgabe wird nicht auftragsgemäß umgesetzt. Es entsteht ein Mangel. Mängel werden in Projekten parallel mit speziellen Softwareprodukten erfasst und dokumentiert. Der Verursacher bekommt aus der Software heraus eine Information zur Beseitigung des Mangels meist mit einer Fristsetzung. Das eigentliche Projekt läuft derweil unabhängig von diesem Vorgang weiter. Eine direkte IT-Integration mit einer Rückkopplung in das Projekt gibt es nicht. Oft sind die nachfolgenden Aufgaben aber von der zügigen Behebung des Mangels abhängig und müssen gesondert vom Projektleiter informiert werden.

Qualitätsmanagement
Bereits viele Unternehmen haben sich aus verschiedenen Gründen und unterschiedlichen Anlässen einer Zertifizierung nach ISO 9001 unterzogen. In kleineren Unternehmen gibt es einen nebenberuflichen Qualitätsmanagementbeauftragten. In großen Unternehmen existieren komplette Abteilungen, die die Qualität überwachen. Im Unternehmen liegen überall Qualitätsmanagementhandbücher aus, in denen die Arbeit und die Arbeitsprozesse in Form von Verfahrens- und Arbeitsanweisungen beschrieben sind. Jeder Mitarbeiter hat die Pflicht, qualitätsrelevante Vorgänge zu dokumentieren. Dies ist mit zusätzlichem Aufwand verbunden und so kommt es immer wieder vor, dass kurz vor einem internen oder externen Audit Vorgänge gesucht und nachdokumentiert werden. Eine direkte digitale Integration im Projektmanagement existiert nicht. Sie würde vieles erleichtern. In der Neufassung der ISO 9001:2015 ist mit dem PDCA-Zyklus bereits eine agile Komponente vorhanden, die geradezu zu einer digitalen Integration herausfordert.

Issue-Management
Die deutsche Übersetzung zu Issue ist sehr vielseitig. In einem uns alle bekannten Online-Lexikon habe ich knapp 30 mögliche Übersetzung gefunden. Ein Mangel wäre ebenfalls ein Issue. Aber in Projekten resultiert ein Mangel aus der ungenügenden Erfüllung einer Aufgabe. Ein Issue kann aber auch plötzlich ohne konkrete vorangehende Aufgabe entstehen. Aus einem Issue kann aber im Projektverlauf durchaus eine konkrete Aufgabe werden.

Zur besseren Veranschaulichung von Zusammenhängen ist eine Grafik immer hilfreich. In der nachfolgenden Grafik habe ich den Prozess dokumentiert. Dieser Grafik liegt ein leicht abgewandelter Last Planner© zugrunde. Das Last Planner© wird in Projekten heute nicht digital praktiziert. Die Methodik an sich ist hervorragend zur konkreten produktiven Abarbeitung von beliebigen Projekten. Weil aber im Prozess Klebezettel an Wände im Besprechungsraum platziert werden, erfordert diese Arbeitsweise einen zusätzlichen Nachbearbeitungsaufwand. Die Essenzen werden dann doch wieder in digitale Listen eingetragen und Information an alle Team-Mitglieder per E-Mail versandt. Die Unternehmen arbeiten mit getrennten Datenpaketen im Last Planner©, im Mangelmanagement, im Qualitätsmanagement und im Issue-Management. Eine eindeutige Datenhaltung ist nicht existent. Im schlimmsten Fall ist ein und dieselbe Aufgabe an vier Stellen digital positioniert und muss dort viermal weiterbearbeitet und weiterverfolgt werden.

In der Grafik ist der digitale Prozess des Digital Last Planner© beschrieben. Dort habe ich aufgezeigt, wie alle Management-Formen im Prozess zusammenspielen. Mängel oder Issues werden sofort und sehr agil mit in den laufenden Prozess integriert. Alle Team-Mitglieder sind transparent und kooperativ in diesen Prozess mit eingebunden. Überall dort, wo Menschen arbeiten, gibt es auch die Gefahr, dass Mängel und nicht vorhersehbare Dinge geschehen. Wenn die Teams eine Chance haben, sich sofort auf veränderte Situationen einzustellen, muss trotzdem nicht die gesamte Produktivität eines Projektes darunter leiden.

Alle reden von der Digitalisierung. Viele verharren auf den existierenden Status Quo im Projektmanagement. Die Einführung einer neuen Methode, wie zum Beispiel des Digital Last Planner©, setzt die Bereitschaft und den Willen zur Veränderung sowie ein kleines Zeitinvestment voraus. Die Kosten für die notwendige Software fallen nicht ins Gewicht. Diejenigen, die sich aktiv mit den Möglichkeiten der Software auseinandersetzen, werden schon sehr schnell eine zeitliche Entlastung und somit eine Steigerung der eigenen Produktivität feststellen. Wer beginnen möchte, darf mich gern kontaktieren.

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