Notizzettel kleben oder digital erleben?

Die Methodiken Lean Construction und Last Planner System ® werden schon länger genutzt. Die Methodiken machen Projekte transparenter und kooperativer. Die Puristen schwören auf Klebezettel oder Stecktafeln. Aber die Digitalisierung schreitet voran. Vielleicht hilft Ihnen die kleine Gegenüberstellung, um Ihnen den Absprung in die digitale Zukunft zu erleichtern und zu ermöglichen. Worin unterscheiden sich die beiden Methoden? Gibt es Unterschiede oder was macht den Unterschied aus?

Wie hoch ist der Informationsgehalt?
Papier: Der farbige Notizzettel klebt mit einer kurzen Beschriftung der Aufgabe an einer Pinnwand. Oben befindet sich eine Kalendereinteilung und links ein Ausführungsort, eine ausführende Person oder eine andere Struktur. Die Erweiterung oder Änderung der Strukturen ist mit einem erheblichen manuellen Aufwand verbunden.
Digital: Die farbige Card enthält alle Informationen über den Status Quo und den Inhalt der Aufgabe. Die Informationen können bei Bedarf beliebig und flexibel erweitert werden. Es gibt unterschiedliche Kalenderansichten. Die Struktur kann jederzeit beliebig erweitert und angepasst werden. Es ist eine Sache von Sekunden.
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Muss ich mir in der Besprechung Notizen machen und wie sieht es mit der Nacharbeit aus?
Papier: Das Smartphone hilft ein wenig. Ein Foto der aktuellen Situation hilft zur Erinnerung, wenn man später im Büro ist. Besser ist es aber, die Aufgaben zu notieren und Tag und Ort festzuhalten. Später im Büro entwerfen Sie dann eine Excel-Tabelle und machen sich dort zur Aufgabe Ihre Notizen. Anschließend tragen Sie die Termine in Ihren Outlook-Kalender ein. Sie überlegen sich dann auch, ob Sie sich eventuell für eine Aufgabe mehrere Termine einrichten, eine Aufgaben muss oft in mehreren Schritten erledigt werden.
Digital: Im Rahmen der Besprechung wird die Card im Kalender platziert. Sie können Sie online mit Notizen ergänzen. Wenn Sie in Ihr Büro kommen, öffnen Sie das Projekt-Board und können noch einmal Ihre Aufgaben durchdenken und die Inhalte ergänzen. Das war es.
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Wie kann ich Prozesse überwachen? Kann ich den Fortschritt sehen?
Papier: Wenn Sie in Ihren Besprechungsraum gehen und sich die Notizzettel an der Wand ansehen, dann sehen Sie den Status Quo der letzten Besprechung. Veränderungen werden erst nach der nächsten Besprechung sichtbar.
Digital: Jeder arbeitet an seinen Aufgaben. Sie können online alle Prozesse überwachen und den Fortschritt jederzeit verfolgen.
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Benötige ich Protokolle?
Papier: Ja. Sie sollten unbedingt vom Projektleiter ein Protokoll nach jeder Sitzung anfordern. Im Protokoll sollten sich auch die aktuellen Fotos der Notizzettelsituation befinden. Es ist zwar ein verabredetes Gesetz, dass keiner den Zettel des anderen berühren oder umhängen darf. Leider ist es real aber möglich.
Digital: Eine Card kann nur durch den eingetragenen Besitzer verschoben oder editiert werden. Nach Vereinbarung darf nur der Projektleiter in Vertretung eine Card bewegen oder editieren. Jede Card hat eine Historie. Jede Bewegung und jede Editierung werden unter Einbeziehung der ausführenden Person gespeichert. Ein Protokoll ist überflüssig! Ganz Vorsichtige können sich diese Informationen per Export auch vom Projektleiter auslesen lassen. Sie können auch gern eine Aufgabe löschen. Aber das wird auch protokolliert und die Aufgabe kann der Systemadministrator jederzeit wiederherstellen.
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Benötige ich Listen?
Papier: Der Projektleiter muss diverse Excel-Listen befüllen. Hin und wieder sollte er diese per E-Mail an alle Projektbeteiligten versenden und so den Status Quo verteilen.
Digital: Da alle Informationen an den Cards gespeichert werden, benötigen Sie keine Listen.
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Wie kommuniziere ich?
Papier: Über regelmäßige wöchentliche oder tägliche Besprechungen persönlich, per Telefon und per E-Mail. In den Besprechungen muss die vergangene Woche im Gespräch aufgearbeitet werden. Das ist so vorgesehen. Der aufwendige Blick zurück kostet Zeit. Die Telefonate kosten ebenfalls Zeit. Ihr E-Mail Fach ist sowieso immer zu voll und schon oft haben Sie wichtige Informationen nicht gelesen. Und vergessen Sie nicht, dass persönliche Besprechungen auch mit Anfahrten verbunden sind.
Digital: Persönliche Besprechungen sind nicht überflüssig! Sie können aber auf ein sinnvolles Maß reduziert werden. Da der Staus Quo jederzeit verfügbar ist, können Sie die Telefonate und E-Mails auf ein absolutes Minimum reduzieren. Aufwendige Anfahrten können Sie auch durch digitale Konferenzen ersetzen. Sie haben das Board vor sich und wenn einer eine Card verschiebt, dann sehen Sie es sofort.
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Wie komme ich an meine notwendigen Charts?
Papier: Der Projektleiter füllt diverse Excel-Listen aus. Diese legt er dann dem Team bei jeder Besprechung vor und zeigt auf, wie sich die Produktivität verändert hat. Excel-Listen sind geduldig, es können sich Schreibfehler einschleichen und sie erfordern einen hohen manuellen Aufwand. Und nicht zu vergessen, sind sie immer mindestens eine Woche alt. Man kann sie obendrein noch ein wenig beschönigen.
Digital: Digitale Charts sind tagesaktuell, für jeden einsehbar, unbestechlich und vollautomatisch.
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Was passiert, wenn etwas passiert?
Papier: Wenn in einer Woche eine geplante Arbeit an einem Ort fünf Tage dauert und alles seinen Gang geht, dann ist alles in Ordnung. Aber wenn an den fünf Tagen täglich an einem Ort das Team wechselt und der Nachfolger vom Vorgänger abhängig ist, dann muss intensiv telefoniert oder gemailt werden oder der Projektleiter ist ständig vor Ort.
Digital: Die Lage ist bei dem Szenario deutlich entspannter, weil Veränderungen tagesaktuell online registriert werden. Im Ernstfall muss auch hier schnell reagiert und telefoniert werden, aber eine permanente Ungewissheit gibt es nicht.
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Das Ergebnis Papier:Digital mit 0:8 ist schon recht eindeutig ausgefallen. Dieses ist kein einmaliges Ergebnis. In jedem Projekt verliert Papier gegen Digital in dieser Größenordnung. Wenn Ihr Trainer (Berater) auf die Spielweise Papier beharrt, dann sollten Sie sich als Sportdirektor (Unternehmenslenker) mit Ihrem Team (Projektleiter und Mitarbeiter) Gedanken darübermachen, ob es nicht an der Zeit wäre, den Trainer auszutauschen.

In einem großen Projekt müssen sich die Teams finden und zusammenraufen. Eine große Besprechung mit persönlicher Anwesenheit zu Beginn eines Projektes ist sehr sinnvoll. Persönliche Gespräche sind sehr wichtig und nicht überflüssig! Später bei den laufenden Projektbesprechungen ist der Kreis der Teilnehmer kleiner. Sie können auch digital erfolgen. Aber der überflüssige Ballast (Rückwärtsorientierte Projektgespräche, Permanente Besprechungen vor Ort mit unnötigen Anreisen, ausufernde Telefonate, ständige Rund-E-Mails, …) kann elegant über Bord geworfen werden. Das spart Ihre Zeit und schont Ihre Nerven.

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