Warum scheitern BIM-Projekte noch bevor sie richtig begonnen haben?

Die Einstiegsfrage habe ich bewusst provokativ gestaltet. Zu Beginn wird noch kein BIM-Projekt scheitern. Zu Beginn wird aber in der Regel schon über Fertigstellungstermine gesprochen, ohne eine fundierte Grundlage über die realen Zeitabläufe zu haben. Die Faktoren Zeit und Geld bestimmen von Anfang an das Geschehen. Die ersten entstehenden Projektpläne entstehen auf Basis der Wünsche des Bauherren und basieren nicht auf den Zeitversprechen der Planer und der späteren Zeitversprechen der ausführenden Bauunternehmen.

BIM bietet die Chance, möglichst viele Hindernisse frühzeitig zu beseitigen. Es reicht aber nicht aus, nur BIM zu wollen, sondern mit BIM Projekte vorhersehbar und produktiv umzusetzen. Viele denken, dass ein BIM-Projekt mit dem BAP und dem ersten Modell-Entwurf des Architekten beginnt. Aber eigentlich beginnt BIM viel früher und es gibt viele Momente, wo schon zu Beginn ein kontrolliertes agiles Handeln erforderlich ist, um ein BIM-Projekt produktiv zu gestalten. 

BIM-Assessment

Sie haben ein umfassendes BIM-Assessment in Ihrem Unternehmen durchgeführt. Alle am BIM-Projekt beteiligten Unternehmen haben es ebenfalls gemacht.

Sie haben dort, wo es notwendig ist, neue Software und Hardware beschafft. Ihre Mitarbeiter sind entsprechend gut ausgebildet worden. Sie haben sich eine BIM-Plattform in der Cloud ausgesucht oder selbst eine im von außen zugänglichen LAN oder in Ihrer Cloud erstellt. Sie haben auch daran gedacht, einen BIM-Koordinator in Ihrem Unternehmen zu bestimmen und ihn entsprechend mit der notwendigen Software und dem Wissen ausgestattet. Ihre Projektleiter sind ebenfalls zu BIM-Managern ausgebildet worden. Nun kann das erste BIM-Projekt beginnen. 

BIM-Projekt

Einer Ihrer Bauherren hat sich bereit erklärt, gemeinsam mit Ihnen ein BIM-Projekt zu beginnen. Ihre Verträge sind entsprechend gestaltet. Ihr BIM-Manager hat gemeinsam mit dem Bauherren die AIA Auftraggeber-Informations-Anforderungen und den BAP BIM-Abwicklungsplan erstellt. Alle technischen Details und Zuständigkeiten sind nach bestem Wissen und Gewissen erfasst und niedergeschrieben. 

Ihr BIM-Manager hat das Projektteam zu einer ersten Besprechung eingeladen. Er stellt den Teammitgliedern das Projekt vor. Er hat Prozessgrafiken für den Ablauf vorbereitet und die einzelnen Abwicklungsschritte zeitlich grob eingeteilt. Im ersten Schritt soll die Planung erfolgen und im zweiten Schritt die Bauausführung. Keiner der Teammitglieder hat sich vorher mit dem Projekt befasst. Jeder bekommt die technischen Informationen ausgehändigt. Im Detail hat sich bisher keiner Gedanken darüber machen können, ob, wie und in welchem Zeitraum die Aufgaben zu lösen sind. Der nächste Besprechungstermin wird festgelegt. Jeder soll sich bis dahin mit seinen Themen und Aufgaben befassen. In der nächsten Besprechung will der BIM-Manager den Projektplan mit dem Team für die Planungsphase konkretisieren. 

Eigentlich ist bisher alles richtig gelaufen. Jeder hat das Gefühl, dass die Besprechung produktiv verlaufen ist. Alle haben sich eifrig Notizen gemacht. Keiner hat sich Gedanken darüber gemacht, ob es wirklich ein produktives Ergebnis gegeben hat. Der BIM-Manager hat allen die notwendigen Informationen per E-Mail zugesandt. Jeder hat sich den nächsten Termin in seinem Outlook-Kalender gespeichert. Im Protokoll – wenn es denn eines gibt – steht nur, dass der Architekt mit dem BIM-Modell beginnen soll und dass sich alle anderen mit ihren Aufgaben befassen sollen. Der Terminplan wurden von allen erst einmal so hingenommen. Ob der Plan so realisiert werden kann, weiß keiner. 

Wie hätte die erste Besprechung produktiver verlaufen können und wie hätte es schon eine konkretere Vorschauplanung geben können? Gibt es eine bessere Möglichkeit das Projekt und die Prozesse als mit E-Mail und Outlook-Kalender zu managen? 

In der nächsten Besprechung sagt jeder an, wie lange er für die Bewältigung seiner Aufgaben benötigt. Die Reihenfolge der Abarbeitung der Aufgaben wird festgelegt. Der Projektleiter macht sich eifrig Notizen und wird nach der Sitzung ein Protokoll fertigen und den Projektplan aufgrund der Aussagen der Teammitglieder anpassen. Jeder bekommt den Plan zugesandt und jeder muss dann eine Rückmeldung geben, ob er den Plan einhalten kann. 

Gibt es eventuell eine Möglichkeit, die Abstimmung über den Projektplan effizienter zu gestalten? Hat der BIM-Manager alle Informationen richtig aufgenommen? Welche Folgen hat es, wenn er ungewollt Fehler gemacht hat? Kann man die Verzögerungen in der Terminabstimmung vermeiden? Kann man sich die Protokollierung vereinfachen?  

Trotz des guten und aufwendigen Assessments muss auch eine Bereitschaft vorhanden sein, die Teams anders zu organisieren als bisher. Es reicht nicht, wenn der Projektleiter sich nur über die technischen Veränderungen in BIM-Projekten Gedanken macht. Er muss auch seine eigene Rolle und Position im Team anders sehen und neu formulieren. Die hierarchische Ordnung und die Rollenverteilung passen nicht mehr. Die Projektverantwortung bleibt nach wie vor. Seine Fähigkeiten als Moderator sind stärker gefragt. Zusätzlich muss sich der BIM-Manager Lösungen für die nachfolgenden Fragen überlegen, um das BIM-Projekt nachhaltig produktiv zu gestalten.

Weitere Fragen

Wie werden auf zusätzliche Wünsche oder Planänderungen durch den Bauherren reagiert?

Auch wenn die AIA Auftraggeber-Informations-Anforderungen als erster Schritt im BAP BIM-Abwicklungs-Plan als Grundlage für die Planung hinterlegt wurde, kann man Änderungen grundsätzlich nicht ausschließen. Es kann sein, dass ein Detail vergessen wurde oder das nach der ersten Kalkulation das geplante Budget nicht ausreicht. Egal aus welchem Grund, muss das BIM-Team darauf reagieren. Der BIM-Manager muss schnellstmöglich die Auswirkungen der Entscheidung überblicken und Aussagen über die Auswirkungen treffen. Ohne eine agile Projektmanagementumgebung haben er und das Team keine Chance. 

Wie kann ein agiler Notfallplan aussehen und gestaltet werden?

Überall, wo Menschen in der Planung und Bauausführung zusammenarbeiten, sind Mängel nicht ausgeschlossen. Es geht nicht um konkrete planerische Fehler. Die muss der BIM-Koordinator erkennen und beseitigen. Aber es gibt diverse Behinderungen, wie zum Beispiel Krankheiten, Unfälle, schlechtes Wetter, Missverständnisse usw.  

Wie kann man Prozesse transparenter gestalten?

Jedes Teammitglied sollte sich jederzeit an jedem Ort selbst über den Status Quo des Projektes informieren können, ohne dass der Projektleiter ständig E-Mails schreiben oder Telefonate führen muss. 

Wie kann man der ungenügenden Vorbereitung der Aufgaben vorbeugen?

Wenn man merkt, dass es einem Teammitglied nicht gelingt, seine Zeitversprechen einzuhalten oder zu vorsichtig agiert und permanent selbst Puffer einbaut, muss man rechtzeitig handeln. 

Wie kann man ungeklärte Absprachen über die Reihenfolge der Ausführungen vermeiden?

Jedem im Team muss klar sein, wann seine Aufgaben an der Reihe sind und er muss darauf achten, wer vor und danach aktiv wird. Klare Absprachen und gemeinsame Entscheidungen sind notwendig. 

Wie kann ich verbindliche Zusagen für die Ausführung einholen?

Wenn man schon im Team arbeitet, kann man es auch aktiv einsetzen. Jedes Teammitglied gibt seine Zusagen vor dem gesamten Team ab. Keiner möchte derjenige sein, der seine Zusagen nie einhält. 

Wie sollte man einen Projektplan im Notfall anpassen und erweitern?

Wir leben im Zeitalter der Digitalisierung. Nutzen Sie Software um gemeinsam agil, transparent und kooperativ an und mit Ihrem Projekt in Echtzeit zu arbeiten. Die Software muss so leicht zu bedienen sein, dass Sie die Veränderungen gemeinschaftlich und live in Ihrer Besprechung in den Projektplan einarbeiten können. Keiner muss sich Notizen machen, sondern jeder kann sich auf die Diskussion konzentrieren. Nach der Besprechung kann sich jeder sofort die Ergebnisse auf seinem Arbeitsplatz ansehen. Änderungen sollten mit einfachen Screenshots sofort als PDF-Dokument mit Zeitstempel versehen gemacht und zum Projekt für jeden sichtbar hinzugefügt werden können. Die Software protokolliert im Hintergrund automatisch jede Veränderung in den Aufgaben. Nachträglich gefertigte Protokolle sind obsolet. Und wenn sich hier doch einmal ein Fehler einschleichen sollte, dann steht das Team in der Verantwortung. Dank der agilen Anpassungsmöglichkeit kann solch ein Fehler problemlos und schnell korrigiert werden. 

Wenn Sie zukünftig auch agiler, transparenter, kooperativer und produktiver arbeiten wollen, sprechen Sie mich gern an.

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