Wie gestaltet sich das Last Planner System® digital noch effizienter?

Nachdem ich in meinem letzten Artikel die grundsätzliche Frage gestellt habe, ob man das Last Planner Systems® noch effizienter gestalten kann, gehe ich jetzt noch ein wenig mehr ins Detail.

Wie verläuft in den aktuellen Projekten auf Basis der herkömmlichen Klebezettel der Zyklus der Produktionsplanung?

  1. Alle treffen sich im Rahmen eines kollaborativen Meetings zur Produktionsplanung der ersten Woche.
  2. Nach der Besprechung protokolliert der Projektleiter alle Notizzettel, der Inhalte und Abfolge in einer Excel-Tabelle. Zur Erinnerung fotografiert er noch die Wand mit den Notizzetteln im Besprechungsraum.
  3. Die Woche wird abgearbeitet.
  4. Notwendige Gespräche und Informationen mit den Team-Mitgliedern werden per E-Mail oder Telefon ausgetauscht.
  5. Am Ende der Woche treffen sich alle wieder im Besprechungsraum.
  6. Die erste Woche wird aufgearbeitet und alle Aktivitäten besprochen.
  7. Der Projektleiter macht sich Notizen in der Excel-Tabelle oder auf Papier und pflegt später die Inhalte in die Tabelle ein.
  8. Zurück an seinem Arbeitsplatz fasst er die Ergebnisse zusammen und erstellt seine Charts.
  9. Am Ende der Woche treffen sich alle wieder im Besprechungsraum.
  10. Der Projektleiter stellt den Bericht der ersten Woche vor und trifft vorbeugende Maßnahmen.

Eigentlich treffen sich alle zu dem Zeitpunkt bereits gedanklich bei der Produktionsplanung der dritten Woche. Der gesamte Zyklus der Produktionsplanung einschließlich der Aufarbeitung der ersten Woche hat zwei Wochen gedauert.

Wie ist der gleiche Ablauf im Digital Last Planner System®?

  1. Alle treffen sich im Rahmen eines kollaborativen Meetings zur Produktionsplanung der ersten Woche. Die Protokollierung entfällt, weil alles komplett digital gespeichert ist.
  2. Die Woche wird abgearbeitet. Der größte Teil der Kommunikation kann entfallen, weil es digital, transparent und Just-in-Time für alle einsehbar und bearbeitbar ist. Das Telefon kommt nur im absoluten Notfall zum Einsatz.
  3. Am Ende der Woche treffen sich alle wieder im Besprechungsraum.
  4. Alle sind bereits komplett über die erste Woche informiert. Der Projektleiter trifft vorbeugende Maßnahmen.

Die nächste Woche kann effizient besprochen werden. Der gesamte Zyklus der Produktionsplanung der ersten Woche hat in der digitalen Variante eine Woche gedauert.

Was passiert, wenn es in der ersten Woche eine oder mehrere Störungen des Ablaufes oder Mängel gibt?

Es ist egal, ob Sie mit Notizzetteln oder Digital arbeiten. Wenn Ihre Team-Mitglieder nicht aktiv, offen und transparent mitmachen, dann wird die Beseitigung von Störungen und Mängel immer eine große Herausforderung darstellen. Wenn aber alle mitmachen, dann können Sie mit der digitalen Variante viel schneller zu einem Ergebnis kommen. Jedes Commitment ist Teil einer Prozesskette, die in einem Meilenstein zusammengefasst wird. Im Rahmen einer Telefonkonferenz können Sie sofort mit allen Beteiligten die Situation besprechen und Änderungen in der Prozesskette vornehmen. Jeder kann live an der grafischen Kollaboration mitwirken. Wenn alle Team-Mitglieder den möglichen Änderungen Ihres Commitments zustimmen, ist das Problem strategisch gelöst.

Die Mehrzahl meiner Leser wird die Arbeit mit dem Last Planner System® kennen. Deshalb gehe ich nicht darauf ein.

Die digitale Arbeitsweise beinhaltet mehrere miteinander verbundene grafische Benutzeroberflächen. Jeder kann mit wenigen Klicks sehen, wie der aktuelle Stand des Projektes ist. Der Meilenstein ist nicht nur ein Notizzettel an der Wand, sondern fasst die gesamte Kette von Aufgaben zusammen, die in diesem Planungsabschnitt vorhanden sind. So können im Notfall komplette Aufgabenketten verschoben werden.

  1. Alle Team-Mitglieder treffen sich zur Besprechung real oder digital. Die Kette der Commitments wird grafisch entwickelt und über den Meilenstein im Kalender platziert.
  2. Die Vorschauplanung und Make Ready wird durchgeführt.
  3. Alles ist vorbereitet und in der Produktionsplanung werden die Commitments für die nächste Woche vereinbart. Das kann real oder digital geschehen.
  4. Die Produktion ist für jeden Just-in-Time einsehbar.
  5. Die Ergebnisse werden überprüft.
  6. Wenn eine Nacharbeit erforderlich ist, wird sofort eine neues Commitment kollaborativ in die aktuelle Kette der Commitments unter dem Meilenstein mit eingearbeitet werden. Alle sehen sofort, ob die Termine noch gehalten werden können, ob die Commitments neu vereinbart werden müssen oder ob der Termin des Meilensteins gehalten werden kann. Das kann auch gemeinsam digital geschehen.
  7. Von Anfang an, kann das Qualitätsmanagement das gesamte Projekt digital begleiten. Wenn es einen zu dokumentieren Fall gibt, kann die digitale Aufgabe kopiert und mit Kommentaren versehen sofort an das Qualitätsmanagement digital übergeben werden. Es können auch Verbesserungen im laufenden Projekt qualitätsüberwacht vorgenommen werden.
  8. Die komplette Aufgabenkette eines Meilensteins ist abgearbeitet und gleichzeitig lückenlos dokumentiert einschließlich des Qualitäts- und Mangelmanagements.

Fazit: Das Digital Last Planner System® transferiert die Methodik und die Vorteile des Last Planner Systems® in die digitale Welt und macht es noch leaner als es schon ist. Ihre Projektmanager werden deutlich entlastet und alle Teammitglieder sparen Zeit und zusätzlich Reisekosten nachhaltig ein.

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